Control de los Registros.

I.- Objetivo

Establecer un mecanismo para controlar los registros del Sistema de Gestión de la calidad de la organización.

II.- Alcance

Este procedimiento aplica a todos los documentos internos y externos necesarios para demostrar el cumplimiento de los requisitos de todas las partes interesadas del OTEC.

III.- Criterios de Aplicación

  • Disposición: destino de los registros una vez que se cumple el tiempo de retención establecido por el OTEC considerando la legislación vigente aplicable.
  • Documento: información y su medio de soporte.
  • Identificación: corresponde a como se clasifican y nombran documentos y registros.
  • Recuperación proceso mediante el cual se pueden localizar y acceder a los documentos y registros.
  • Registro: documento que da evidencia que una actividad ha sido realizada.
      • NOTA: Por ejemplo, registro de alumnos inscritos, registro de compras efectuadas, entre otros.

ENTRADAS DEL PROCESO

Requerimientos de:

  • Norma NCh2728:2015
  • Directriz DA-D45-Versión vigente

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

IDENTIFICACIÓN

  • Los formatos de los registros del sistema de gestión se identifican con su nombre
  • Los documentos asociados a la prestación del servicio deben identificarse en la primera página o al comienzo del registro, con el nombre de la actividad que se define o registra.
  • Una vez completo un formato, este se convierte en un registro y se identifica digitalmente con el nombre original del registro más cualquiera de estas alternativas:
    • las iniciales del funcionario,
    • del cliente o del curso, según corresponda,
    • o el año en que se completó el registro.
  • En el caso de registros de uso global del OTEC como los registros de Auditorías internas, No conformidades, Revisión por la Dirección u otros similares se identificarán digitalmente con el nombre original del registro más un correlativo y el año de vigencia, de no aplicar se agregará solo el año de vigencia.
  • La Política y los Objetivos de la Calidad utilizaran el formato de registros del sistema de gestión.

ALMACENAMIENTO

  • Los Registros digitales estarán almacenados en esta plataforma ,(WordPress) o en: Nube DropBOX, DRIVE, PENDRIVE, DISCO DURO u otro medio extraíble
  • Los Registros físicos se almacenarán en carpetas en la oficina del OTEC ordenados por curso o por cliente según corresponda acompañados de la fecha de origen del registro.

PROTECCIÓN

  • Los registros digitales se protegen al estar en una plataforma que necesita de claves de acceso para tener acceso a los registros.
  • Clave usuaria: Son definidas por cada uno de ellos, solo el Representante de la Gerencia puede resetearlas en caso de ser necesario
  • Los registros digitales serán respaldados en Nube DRIVE, PENDRIVE, DISCO DURO u otro medio extraíble por lo menos una vez al año por el Representante de la Gerencia
  • Los registros provenientes de la ejecución de Actividades de Capacitación se almacenaran en la plataforma del Libro de Clases Electrónico que el SENCE disponga para ello.

RECUPERACION

  • Los registros se recuperaran (accederán) según su identificación y naturaleza, por su nombre, RUT, fecha, código SENCE dependiendo de cada registro.

RETENCIÓN

  • Los registros asociados al Manual de Calidad se mantendrán por lo menos tres años
  • Los registros asociados al personal y a la constitución legal de del OTEC se mantendrán indefinidamente.
  • Los registros físicos provenientes de la ejecución de Actividades de Capacitación se mantendrán por lo menos por tres años
  • Los registros asociados al Relatores como contratos y anexos son almacenados por lo menos tres años
  • Los registros asociados a la relación con proveedores son almacenados por lo menos tres años.

ELIMINACIÓN

  • Los registros una vez cumplidos su periodo de retención pueden ser eliminados tanto física como electrónicamente.

SALIDAS DEL PROCESO

Registros controlados del sistema de gestión de la organización.

IV.- Control de modificaciones

Versión: 1

Fecha:00/00/2022

Modificación: Emisión del Documento