I.- Objetivo
Los objetivos del Procedimiento son garantizar la efectividad, eficiencia y calidad de la capacitación, y asegurar que se alcancen los objetivos de aprendizaje establecidos previamente. Además, se busca promover la participación activa de los participantes, monitorear y evaluar el progreso, documentar y registrar la ejecución de la capacitación, evaluar la satisfacción de los participantes y promover la mejora continua de la calidad de las actividades de capacitación
II.- Alcance
El alcance del procedimiento de ejecución de actividades de capacitación incluye la planificación y preparación previa, el desarrollo de las actividades de capacitación, el monitoreo y evaluación del progreso, el registro y documentación, la evaluación de la satisfacción de los participantes, las acciones correctivas y preventivas ( de ser necesarias), y el cierre de la capacitación.
III.- Criterios de Aplicación
Nuestra Organización planifica y controla la prestación del servicio de capacitación siguiendo las directrices del SENCE y de la Norma NCH 2728:
Identificar la actividad – Darle un nombre único. ( Trazabilidad)
Nuestra organización identifica sus actividades de capacitación por medio de carpetas, denominadas por el nombre de la empresa o cliente, si la empresa tiene más de un curso se identifica además por el nombre del curso. Si se trata de un curso abierto se crea una carpeta con el nombre del curso y la fecha de ejecución de este.
Todo el historial y registros necesarios de cada actividad de capacitación son almacenados en sus carpetas, por ejemplo: propuesta de capacitación, encuestas de participante y usuario, orden de compra, entre otros, lo que permite asegurar la trazabilidad del servicio. Estos documentos y registros se irán completando a medida que el curso se ejecute.
Previo a la Ejecución del Curso
- Una vez recopilada toda la información de venta del servicio de capacitación vía e-mail, telefónica o personalmente, como, por ejemplo: nombre del curso, cantidad personas, fechas, lugar de realización, etc. se procede a la planificación de la actividad de capacitación:
- · Se crea una carpeta del curso donde se registrará toda la información correspondiente.
- · Se revisa si la actividad de capacitación tiene código SENCE, de lo contrario se deberá proceder a solicitar el código.
- · Se asigna relator para la confección del manual del participante si corresponde, presentación del curso, confirmación de fechas de ejecución y cualquier otro antecedente relativa a su participación.
- · Una vez confeccionado el manual, si corresponde, este es enviado al proveedor de servicios de impresión, para la reproducción física de este.
- · Posteriormente, se revisa stock de material requerido para la ejecución del curso: carpetas, credenciales, diplomas, etc. de no existir stock de algún material, se deberán solicitar dichos requerimientos.
- · Se reservan los recursos audiovisuales y salas, en el caso de ser requeridos, según indicaciones de la venta.
- · Se revisa el Huellero Electrónico en caso de ser un curso presencial.
- · Se revisan los accesos a plataformas de streaming y/o E-Learning en caso de usarse estas modalidades.
- · Se envía a los participantes instructivo de obtención de acceso a la Plataforma de E-learning en el caso de usarse esta modalidad
- · Previo al inicio del curso se entrega al Relator todo lo necesario para la efectiva ejecución de la actividad de capacitación.
Nota: Adicionalmente, cuando aplique seleccionar participantes para alguna actividad de capacitación (por ejemplo: programas sociales) se genera una carta o mail tipo dirigido a los postulantes del curso donde se señala la metodología de selección y ejecución de la selección de los participantes.
Durante la Ejecución del Curso
Al inicio de la actividad de capacitación, el relator informa y entrega a los participantes las condiciones de ejecución de la actividad de capacitación, las que se mencionan en el registro Instrucciones y condiciones del Curso, el que incluye la recepción conforme de los materiales del curso y de los deberes y Derechos del Curso.
El relator en cada sesión realiza control de la asistencia y solicita firma física o electrónica de los participantes, según corresponda. Además, registra las actividades realizadas y firma al término de cada sesión, según se indica en el Libro de Control de Clases Físico ó Electrónico, según sea el caso.En el caso de existir evaluación del curso, el relator evalúa a los participantes y registra los resultados de dicha evaluación en el Libro de Control de Clases Físico o Electrónico.
Al finalizar la Ejecución del Curso
Nuestro Otec asegura la conformidad de materiales e insumos asociados al servicio de capacitación tanto en el proceso interno como en la entrega al usuario y/o participante. Para ello, los materiales e insumos se almacenan en oficinas y/o muebles asignados para esta función, los cuales reducen la humedad, impiden en gran manera el paso del polvo, son limpios y seguros, evitando daños o deterioros, de manera de lograr una conservación adecuada.
Para la entrega de los materiales e insumos al usuario y/o participante, desde el OTEC al lugar de ejecución del curso, se considera un transporte seguro (según cada caso) con acompañamiento de personal idóneo y calificado para esta labor asignado por la Gerencia, de manera de asegurar el recibo conforme de los materiales e insumos por parte de usuario y/o participante.
Los insumos digitales en su totalidad están en una nube por lo que están protegidos con sus respectivos controles de acceso como usuario y contraseña.
IV.- Control de modificaciones
Versión: 01
Fecha:00/00/2023
Modificación: Emisión del Documento