El OTEC debe determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requerimientos del servicio.
El Organismo deberá disponer en forma permanente de una Oficina Administrativa en la región en la cual se solicita su inscripción en el Registro, acreditada según lo establece el Reglamento de la Ley 19.518 y este manual. Esta Oficina deberá encontrarse visada o aprobada, como apta e idónea, por la correspondiente Dirección Regional del SENCE. La entidad postulante podrá tener dicha oficina a cualquier título.
Se entenderán que es aptas e idóneas, para estos efectos, aquellas dependencias que permitan otorgar a los usuarios un buen servicio y, al mismo tiempo, cuenten con los recursos humanos y técnicos necesarios para proporcionar un eficiente cometido. La oficina administrativa deberá cumplir con los siguientes requisitos:a) Separación:
Deberá estar ubicada en un espacio físico claramente diferenciada y delimitada por paramentos opacos, respecto de otras personas jurídicas o naturales (oficinas individuales). La oficina administrativa no podrá encontrarse ubicada al interior de establecimientos de expendio de bebidas alcohólicas, máquinas tragamonedas y juegos de destreza, de espectáculos y establecimientos comerciales u otros similares que interfieran en el desarrollo seguro y de calidad de las funciones que desarrolla el OTEC, criterios que evaluará el funcionario que realiza la inspección.
b) Individualización:
La oficina administrativa deberá contar con una adecuada identificación, claramente visible para los usuarios, a través de un letrero o placa que contenga la razón social o nombre de fantasía del Organismo Técnico de Capacitación. Este letrero o placa deberá indicar el horario de atención, con un mínimo de dos días comprendidos entre los días lunes y viernes, y dos horas mínimas, entre las 09:00 y 18:00 horas.
c) Equipamiento mínimo:
La oficina administrativa deberá contar con el mobiliario mínimo necesario para poder entregar un buen servicio, lo que se describe a continuación:
- Un Escritorio,
- tres sillas,
- un estante,
- computador con conexión a internet e
- impresora,
además de mantener, dentro de los mismos días y horarios que el organismo ha definido e informado a la correspondiente Dirección Regional, el personal necesario a efectos de proveer una adecuada atención a sus usuarios, participantes o partes interesadas.
Si la Oficina Administrativa se encuentra en un inmueble compartido con dos o más personas jurídicas o naturales, de igual manera se deberá cumplir con todos los criterios señalados precedentemente. Podrá ser aceptada una Oficina Administrativa que se ubique al interior de un inmueble habitacional, siempre que cuente con una entrada independiente al mismo y se cumpla con todas las exigencias establecidas anteriormente.
RESOLUCIÓN EXENTA Nº 2154_/ SANTIAGO, 01 de septiembre 2020. SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO – SENCE
Se prohíbe el uso de las llamadas “oficinas virtuales, cowork o similares”, atendido que el personal para la atención en ellas (normalmente secretarías o recepcionistas) solo tienen como objetivo colaborar en la ejecución de tareas administrativas generales, tales como, tomar recados, apoyar en la recepción o despacho de correspondencia, digitación de trabajos, manejo de agenda, etc., y que normalmente no se involucran en la actividad particular de cada cliente, por lo tanto, no cuentan con un conocimiento acabado del negocio, y no SE consideran capacitados para cumplir con el requisito de proveer una adecuada atención a los usuarios.
En relación a lo anterior, la NCh2728:2015, en su cláusula sobre Recursos Humanos, señala que es obligación de la Dirección del OTEC asegurar que su personal este consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y cómo este contribuyen al logro de los objetivos de la calidad, requisito que resultaría difícil de cumplir cuando se trata de personal que no tiene relación directa con la actividad del OTEC y no posee compromiso formal con la política u objetivos, ni con administración de este, por cuanto contractualmente depende solo de la empresa que provee este servicio de “oficina virtual”.