Control de los Documentos.

I.- Objetivo

Estandarizar la metodología para el control de documentos de la organización.

II.- Alcance

Este procedimiento aplica a todos los Registros internos y externos necesarios para demostrar el cumplimiento de los requisitos de todas las partes interesadas del OTEC.

III.- Criterios de Aplicación

  • Disposición: destino de los registros una vez que se cumple el tiempo de retención establecido por el OTEC considerando la legislación vigente aplicable.
  • Documento: información y su medio de soporte.
  • Identificación: corresponde a como se clasifican y nombran documentos y registros.
  • Recuperación proceso mediante el cual se pueden localizar y acceder a los documentos y registros.
  • Registro: documento que da evidencia que una actividad ha sido realizada.
      • NOTA: Por ejemplo, registro de alumnos inscritos, registro de compras efectuadas, entre otros.

ENTRADAS DEL PROCESO

Requerimientos de:

  • NCH2728:2015
  • Necesidades de información de la Organización

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

a) Aprobar los documentos, para ver si son adecuados antes de su emisión.

  • Los documentos son aprobados al estar publicados y disponibles on line en esta web o en Nube DRIVE, Si son descargados de la intranet (Nube) deben ser firmados por el Representante de la Gerencia.

b) Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente.

  • El Representante de la Gerencia revisa toda la documentación del sistema de gestión por lo menos una vez al año. Cualquier miembro de la organización puede sugerir la actualización o corrección de un documento, si se aprueba, se actualiza el documento en la intranet (Nube) y Lista Maestra de Documentos y se comunica este cambio a todos los miembros de la organización vía mail.

c) Asegurar que se han identificado los cambios y el estado de revisión actual de los documentos.

  • Los cambios del Manual de la Calidad se identifican en la sección: “Historia e identificación de cambios”, al final del documento.
  • El estado de la revisión de los documentos se señala, con la sigla VER seguido de dos dígitos (00) que señalan el correlativo de cambios que se han realizado, donde VER: 01 implica la emisión original del documento.

d) Asegurar que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en los puntos de uso.

  • Esta plataforma ofrece a los miembros de la organización siempre la última versión de los documentos y están disponibles para todos los miembros de la organización.

e) Asegurar que los documentos permanecen legibles y son fácilmente identificables.

  • Los documentos están en formato digital, por lo que su lectura es un 100% optima, se identifican por el nombre del documento.

f) Asegurar que se identifican los documentos de origen externo y que se controla su distribución.

  • Los documentos de origen externo se identifican en esta plataforma, Señalados en la sección Documentos Externos, estos documentos no son codificados. El Representante de la Gerencia revisa las fuentes de estos documentos por lo menos una vez al año para asegurar que se trabaje con documentos vigentes.

g) Evitar el uso no intencionado de documentos no controlados o anulados, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que mantengan por cualquier razón.

  • Los documentos que están a disposición de los usuarios del sistema «son controlados y vigentes, su revisión es la que está en circulación». NO SE MANTIENEN DOCUMENTOS OBSOLETOS.

SALIDAS DEL PROCESO

Documentos controlados del sistema de gestión de la organización.

Documentos del Sistema de Gestión

IV.- Control de modificaciones

Versión: 1

Fecha: 00/00/2022

Modificación: Emisión del Documento